Kısaca
Acente portalı, sigorta şirketinin acentelerine teklif hazırlama, poliçe üretimi, tahsilat, hasar ihbarı ve komisyon takibi gibi işlemleri web üzerinden sunduğu B2B uygulamadır. İyi bir acente portalı core sistemle gerçek zamanlı entegre çalışır, rol bazlı yetkilendirme sağlar ve acentenin günlük işini tek ekrandan yürütmesine imkân verir.
Sigorta acente portalı, bir sigorta şirketinin yetkili acentelerine teklif, poliçe, zeyil, tahsilat, hasar ihbarı ve komisyon işlemlerini internet üzerinden yaptırdığı kurumsal uygulamadır. Türkiye'de sigorta primlerinin önemli bir kısmı acente kanalından üretildiği için acente portalı, sigorta şirketinin en çok kullanılan ve performansı en çok hissedilen ekranlarından biridir.
Portal yalnızca bir arayüz değildir. Arkasında poliçe yönetim sistemi, fiyatlama motoru, tahsilat altyapısı, SBM ve TRAMER sorguları, doküman üretimi ve yetki yönetimi çalışır. Bu nedenle acente portalı projesi, ekran tasarımından çok entegrasyon ve iş kuralı projesidir.
Acente portalı ne işe yarar?
Acente portalı, acentenin sigorta şirketiyle yaptığı tüm operasyonel işleri tek bir güvenli kanal üzerinden yürütmesini sağlar. Böylece teklif süresi kısalır, manuel yazışma azalır ve sigorta şirketi acente performansını anlık izleyebilir.
Portalın sağladığı temel faydalar üç başlıkta toplanır:
- Satış hızı: Acente, müşteri karşısındayken birkaç dakika içinde teklif üretip poliçeleştirebilir.
- Veri kalitesi: Zorunlu alanlar, doğrulama kuralları ve dış sorgular sayesinde hatalı veri girişi baştan engellenir.
- Kontrol ve izlenebilirlik: Hangi kullanıcının hangi işlemi yaptığı kayıt altına alınır; yetki dışı işlem ve aşırı indirim kullanımı sınırlanır.
Portal olmayan ya da zayıf olan şirketlerde acenteler teklif için e-posta ve telefonla bölge müdürlüğüne başvurur. Bu da hem acente memnuniyetini düşürür hem de şirketin satış kapasitesini merkezdeki operasyon ekibinin hızına bağlar.
Bir acente portalında hangi özellikler olmalı?
İyi bir acente portalı; teklif ve poliçe üretimi, poliçe sonrası işlemler, tahsilat, hasar, komisyon, raporlama ve kullanıcı yönetimi modüllerini birlikte sunmalıdır. Aşağıdaki başlıklar asgari kapsamı tanımlar.
Teklif ve poliçe üretimi
Acentenin en sık kullandığı modüldür. Ürün seçimi, sigortalı ve sigorta ettiren bilgileri, risk bilgileri, teminat seçimi ve fiyat hesaplaması bu ekranda yapılır. Kasko ve trafik gibi branşlarda araç ve hasar geçmişi sorgularının otomatik yapılması, konut ürünlerinde adres ve DASK bilgilerinin çekilmesi beklenir. Teklif karşılaştırma, teklifi müşteriye e-posta ile gönderme ve teklifi daha sonra poliçeye dönüştürme özellikleri standart olmalıdır.
Poliçe sonrası işlemler
Zeyil (poliçe değişikliği), iptal, yenileme, poliçe ve makbuz basımı, poliçe arama ve tarihçe görüntüleme bu gruba girer. Yenileme listelerinin acenteye önceden sunulması, portföyün korunması açısından kritik bir özelliktir.
Tahsilat ve ödeme
Kredi kartıyla 3D Secure ödeme, taksit seçenekleri, acente cari hesabı üzerinden tahsilat ve tahsilat durumunun izlenmesi gerekir. Kart verisinin portal tarafından saklanmaması ve ödeme sağlayıcısının güvenli ödeme sayfasının kullanılması önerilir.
Hasar ihbarı ve takibi
Acente, müşterisi adına hasar ihbarı açabilmeli, evrak yükleyebilmeli ve dosyanın durumunu izleyebilmelidir. Bu modül genellikle hasar yönetim sistemi ile doğrudan entegre çalışır.
Komisyon, hakediş ve raporlama
Acente, hangi poliçeden ne kadar komisyon hak ettiğini, tahsil edilmemiş primleri ve iptallerden doğan komisyon iadelerini görebilmelidir. Üretim raporları, branş dağılımı ve hedef gerçekleşme ekranları bu modülün parçasıdır.
Kullanıcı ve yetki yönetimi
Acente yöneticisi kendi alt kullanıcılarını tanımlayabilmeli, her kullanıcıya ürün, işlem ve indirim yetkisi atayabilmelidir. Sigorta şirketi tarafında ise acente bazında ürün yetkisi, maksimum sigorta bedeli ve onay limitleri yönetilir.
Acente portalı core sisteme nasıl bağlanır?
Modern bir acente portalı, iş kurallarını kendi içinde tutmaz; poliçe, fiyat ve tahsilat işlemlerini API katmanı üzerinden core sistemden çağırır. Bu yaklaşım, aynı ürünün acente, web ve bankasürans kanallarında aynı kuralla satılmasını sağlar.
Tipik mimaride portal ön yüzü bir API ağ geçidi (API gateway) üzerinden arka uç servislere bağlanır. Bu servisler poliçe yönetim sistemi (Policy Administration System, PAS), fiyatlama motoru, müşteri ana verisi, ödeme servisi ve doküman servisidir. SBM ve TRAMER sorguları ise genellikle portal tarafından değil, core sistemin entegrasyon katmanı tarafından yapılır; böylece sorgu kotası, loglama ve hata yönetimi tek noktada kalır.
Portal ile core arasındaki entegrasyonda şu noktalar belirleyicidir:
- Senkron ve asenkron ayrımı: Teklif ve fiyat hesaplama senkron olmalı; toplu yenileme, rapor üretimi ve doküman arşivleme asenkron kuyruklarla işlenmelidir.
- Zaman aşımı ve tekrar deneme: Poliçeleştirme sırasında bağlantı koparsa aynı poliçenin iki kez üretilmemesi için idempotent işlem anahtarları kullanılmalıdır.
- Ürün tanımının tek kaynaktan gelmesi: Ekranlardaki alanlar ve seçenekler, ürün tanımından dinamik üretilirse yeni ürün için portal kodunu değiştirmek gerekmez.
API tasarımı ve güvenlik katmanıyla ilgili ayrıntılar için sigortacılıkta API entegrasyonu makalesine bakabilirsiniz.
Şirket acente portalı ile çoklu şirket acente yazılımı arasındaki fark nedir?
Şirket acente portalı, tek bir sigorta şirketinin kendi acentelerine sunduğu uygulamadır; çoklu şirket acente yazılımı ise acentenin çalıştığı birden fazla sigorta şirketinden teklif alıp poliçe kesmesini sağlayan acente tarafı uygulamadır. Türkiye'de acentelerin büyük bölümü birden fazla şirketle çalıştığı için bu iki dünya sürekli etkileşim hâlindedir.
| Kriter | Şirket acente portalı | Çoklu şirket acente yazılımı |
|---|---|---|
| Sahibi | Sigorta şirketi | Acente ya da yazılım sağlayıcısı |
| Ürün kapsamı | Şirketin tüm ürünleri, derin işlem desteği | Genellikle yüksek hacimli branşlar |
| Veri kaynağı | Doğrudan core sistem | Şirketlerin API'leri veya portal otomasyonu |
| Güçlü yanı | Zeyil, hasar, komisyon gibi derin işlemler | Hızlı karşılaştırmalı teklif |
| Sigorta şirketi için anlamı | Kontrol ve kural bütünlüğü | Fiyat rekabetinin görünür olduğu kanal |
Sigorta şirketi açısından doğru strateji, hem güçlü bir portal sunmak hem de çoklu şirket yazılımlarının bağlanabileceği belgelenmiş ve güvenli bir API sunmaktır. Aksi hâlde acente tarafındaki yazılımlar portal ekranlarını otomasyonla okumaya çalışır; bu da hem güvenlik hem de performans sorunları doğurur.
Acente portalında güvenlik ve mevzuat nasıl ele alınmalı?
Acente portalı, çok sayıda dış kullanıcının kişisel ve sağlık verisi dahil hassas verilere eriştiği bir kanaldır; bu nedenle güçlü kimlik doğrulama, rol bazlı yetki ve ayrıntılı işlem kaydı zorunlu kabul edilmelidir.
- Kimlik doğrulama: Kullanıcı adı ve parolaya ek olarak SMS, doğrulayıcı uygulama veya donanım anahtarı ile çok faktörlü kimlik doğrulama (MFA).
- Yetki sınırları: Acente yalnızca kendi portföyünü görmeli; alt kullanıcılar yalnızca kendilerine atanmış ürün ve işlemleri yapabilmelidir.
- Kişisel veri: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında aydınlatma metinlerinin sunulması, veri minimizasyonu ve özel nitelikli verilerin (sağlık gibi) ayrı yetkiyle korunması.
- İşlem kaydı: Kim, ne zaman, hangi IP'den, hangi poliçede ne değiştirdi sorusunun cevaplanabilmesi.
- Oturum güvenliği: Oturum süresi sınırı, eşzamanlı oturum kontrolü ve olağan dışı erişim desenlerinin izlenmesi.
Acentelerin yetkilendirme durumu da sistemde takip edilmelidir. Levha kaydı veya şirketle sözleşmesi sona eren acentenin portal erişimi otomatik olarak kapatılmalıdır. Konunun genel çerçevesi için KVKK uyumlu sigorta yazılımı makalesine göz atabilirsiniz.
Acente portalı projesi adım adım nasıl yürütülür?
Başarılı bir portal projesi, acente ihtiyacını sahada dinleyerek başlar ve pilot acentelerle kademeli yayına alınır. ProdayTech olarak portal projelerinde önce en yüksek hacimli iki üç ürünü uçtan uca canlıya almayı, ardından ürün kapsamını genişletmeyi tercih ediyoruz.
- Mevcut durumu analiz edin: Acentelerin en sık yaptığı işlemleri, merkeze en çok gelen talepleri ve mevcut ekranlardaki şikâyetleri listeleyin.
- Kapsamı önceliklendirin: Üretim hacmine göre ilk dalgada canlıya çıkacak ürünleri ve işlemleri seçin.
- API katmanını hazırlayın: Core sistem servislerini portalın ihtiyacına göre belgelenmiş API'ler olarak açın.
- Kullanıcı deneyimini tasarlayın: Teklif akışını, zorunlu alanları ve hata mesajlarını gerçek acente kullanıcılarıyla prototip üzerinde test edin.
- Yetki modelini kurun: Acente, alt kullanıcı, bölge ve merkez rollerini, onay limitleriyle birlikte tanımlayın.
- Pilot yayına alın: Farklı büyüklükte birkaç acenteyle sınırlı yayın yapın, performans ve hata kayıtlarını izleyin.
- Kademeli olarak yaygınlaştırın: Eğitim materyali, yardım masası ve geri bildirim kanalıyla tüm acente ağına açın.
- Sürekli iyileştirin: Teklif-poliçe dönüşüm oranı, ortalama işlem süresi ve hata oranı gibi göstergeleri düzenli takip edin.
Acente portalı seçimi ve geliştirmesi için kontrol listesi
Yeni bir portal geliştirirken ya da mevcut portalı değerlendirirken aşağıdaki soruların her birine net bir cevap verebilmelisiniz:
- Yeni bir ürün, portal kodu değiştirilmeden ürün tanımından ekrana yansıyabiliyor mu?
- Teklif ekranı yoğun saatlerde kabul edilebilir sürede yanıt veriyor mu, bunun için yük testi yapıldı mı?
- Acente yöneticisi alt kullanıcılarını ve yetkilerini kendi başına yönetebiliyor mu?
- Çok faktörlü kimlik doğrulama ve işlem kaydı tüm kullanıcılar için etkin mi?
- Aynı poliçenin mükerrer üretilmesini engelleyen bir mekanizma var mı?
- Komisyon ve hakediş ekranları muhasebe kayıtlarıyla mutabık mı?
- Portal mobil cihazlarda ve tablette kullanılabilir mi?
- Çoklu şirket acente yazılımlarının bağlanabileceği belgelenmiş bir API sunuluyor mu?
Portal projenizin kapsamını ve entegrasyon mimarisini birlikte değerlendirmek isterseniz iletişim sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Acente portalı ile acente yazılımı aynı şey mi?
Hayır. Acente portalı, sigorta şirketinin kendi acentelerine sunduğu ve doğrudan şirketin core sistemine bağlı B2B uygulamadır. Acente yazılımı ise genellikle acentenin kendi ofis işlerini yönettiği, birden fazla sigorta şirketinden teklif alıp müşteri, tahsilat ve portföy takibi yaptığı uygulamadır. İki sistem çoğu zaman API üzerinden birbirine bağlanır ve birlikte kullanılır.
Acente portalı hazır paket olarak mı alınmalı, özel mi geliştirilmeli?
Karar, core sistemin sunduğu hazır portal bileşenine ve şirketin ürün çeşitliliğine bağlıdır. Core sistemle birlikte gelen portal hızlı devreye alınır ancak kullanıcı deneyimi ve farklılaşma alanı sınırlı kalabilir. Özel geliştirme daha fazla esneklik sağlar ama güçlü bir API katmanı ve sürekli bakım ekibi gerektirir. Pek çok şirket hibrit bir yol izler.
Acente portalında hangi performans göstergeleri izlenmeli?
En çok kullanılan göstergeler teklif üretim süresi, teklif-poliçe dönüşüm oranı, portal kaynaklı hata oranı, aktif acente ve kullanıcı sayısı, destek talebi sayısı ve yoğun saatlerdeki yanıt süreleridir. Bu göstergeler ürün ve acente kırılımında izlendiğinde, hangi ekranın veya hangi kuralın satışı yavaşlattığı somut olarak görülebilir ve iyileştirme önceliği belirlenebilir.
Acente portalı mobil uygulama olarak da sunulmalı mı?
Portalın mobil tarayıcıda sorunsuz çalışması artık temel beklentidir. Ayrı bir mobil uygulama ise sahada yoğun çalışan acenteler için hasar fotoğrafı yükleme, bildirim alma ve hızlı teklif gibi senaryolarda değer katar. Ancak iki ayrı ön yüzün aynı API katmanını kullanması şarttır; aksi hâlde iş kuralları kanallar arasında farklılaşmaya başlar.
Acente portalı projesi ne kadar sürer?
Süre; ürün sayısı, core sistemin API olgunluğu, entegre edilecek dış servisler ve yetki modelinin karmaşıklığına göre değişir. API katmanı hazır olan bir şirkette ilk ürünlerin pilot yayını görece kısa sürede yapılabilirken, core sistemin servisleştirilmesi gereken projelerde asıl zaman entegrasyon katmanına harcanır. Bu nedenle kademeli yayın planı yapılması önerilir.