Poliçe yönetim sistemi (PAS) nedir ve nasıl seçilir?

Poliçe yönetim sistemi (Policy Administration System, PAS), bir sigorta poliçesinin teklif aşamasından tanzimine, dönem içindeki değişikliklerinden yenileme ya da iptaline kadar tüm yaşam döngüsünü yöneten çekirdek yazılımdır. Sigorta şirketinin hangi riski, hangi fiyattan, hangi koşullarla ve kimin adına üstlendiği sorusunun resmi cevabı PAS'ta durur.

PAS, core sigorta sisteminin merkezindeki bileşendir; hasar, tahsilat, muhasebe ve raporlama modüllerinin tamamı poliçe verisini buradan alır. Bu nedenle yanlış seçilmiş bir poliçe yönetim sistemi, yalnızca operasyonu değil şirketin yeni ürün çıkarma hızını da yıllarca sınırlayabilir.

Poliçe yönetim sistemi ne işe yarar?

Poliçe yönetim sistemi, sigorta sözleşmesini dijital ortamda doğru, izlenebilir ve denetlenebilir biçimde oluşturmaya ve sürdürmeye yarar. Ürün kurallarını uygular, primi hesaplar, belgeleri üretir ve her değişikliği tarihçesiyle saklar.

Bir poliçenin arkasında çok sayıda iş kuralı çalışır: sigortalının ve riskin kabul edilebilir olup olmadığı, hangi teminatların birlikte satılabileceği, limit ve muafiyetlerin nasıl uygulanacağı, hangi indirim ve sürprimlerin geçerli olduğu. PAS bu kuralların tek uygulama noktasıdır. Aynı kural web kanalında başka, acente ekranında başka çalışıyorsa sorun genellikle PAS'ın bu merkezi rolü üstlenemediği mimarilerde ortaya çıkar.

Poliçe yaşam döngüsü nasıl işler?

Poliçe yaşam döngüsü; teklif, kabul, tanzim, dönem içi değişiklikler, yenileme ve sonlanma aşamalarından oluşur. PAS her aşamada hem iş kurallarını uygular hem de mali etkileri tahsilat ve muhasebe modüllerine aktarır.

1. Teklif: Risk ve sigortalı bilgileri toplanır, fiyatlama motoru (rating engine) çalışır ve bir ya da birden fazla fiyat alternatifi üretilir. Trafik ve kasko gibi branşlarda bu adımda SBM üzerinden basamak ve hasar geçmişi sorgulanır.
2. Kabul (underwriting): Otomatik kabul kuralları çalışır; limit dışındaki riskler yetkili kullanıcının onayına düşer.
3. Tanzim: Teklif poliçeye dönüşür, poliçe numarası verilir, belgeler üretilir ve gerekli yasal bildirimler yapılır.
4. Zeyil (endorsement): Araç değişikliği, adres değişikliği ya da teminat ekleme gibi dönem içi değişiklikler zeyilname ile yapılır; prim farkı gün esaslı ya da kısa dönem esaslı hesaplanır.
5. Yenileme: Vade yaklaşan poliçeler için yenileme teklifleri, güncel tarife ve hasar geçmişiyle otomatik üretilir.
6. İptal ve sonlanma: Sigortalı talebi, prim ödenmemesi ya da risk değişikliği gibi nedenlerle poliçe iptal edilir ve iade primi hesaplanır.

Bu adımların her biri, poliçenin o ana kadarki tüm versiyonlarını bozmadan yeni bir versiyon oluşturmalıdır. İşte PAS'ı genel amaçlı bir yazılımdan ayıran asıl nokta budur.

PAS'ta veri modeli neden bu kadar kritik?

PAS'ın veri modeli, sistemin esnekliğini ve doğruluğunu belirleyen en önemli teknik karardır. İyi bir model ürünü koddan ayırır ve her değişikliği geçerlilik tarihiyle saklar.

Ürün bağımsız (product-agnostic) model

Eski sistemlerin önemli bir kısmında her ürün için ayrı tablolar ve ayrı ekranlar bulunur. Yeni bir ürün eklemek, yeni bir yazılım projesi anlamına gelir. Modern PAS yapılarında ise ürün; teminat, kural, parametre ve form tanımlarından oluşan bir yapılandırma olarak tutulur. Konunun ayrıntıları sigorta ürün modelleme makalemizde yer alıyor.

Tarihli (effective-dated) veri

Bir poliçe üzerinde geçmiş tarihli bir zeyil yapıldığında sistemin "bu poliçe 15 Mart'ta nasıldı?" ve "bu bilgiyi 15 Mart'ta nasıl biliyorduk?" sorularının ikisine de cevap verebilmesi gerekir. Bu iki zamanlı (bi-temporal) yaklaşım; hasar değerlendirmesi, denetim ve IFRS 17 raporlaması için büyük önem taşır.

Ürün ve tarife versiyonlama

Tarife değiştiğinde eski poliçeler eski tarifeyle, yeni poliçeler yeni tarifeyle yaşamaya devam eder. PAS, hangi poliçenin hangi ürün ve tarife versiyonuna bağlı olduğunu kesin olarak bilmelidir. Fiyat hesaplamasının nasıl kurgulandığını sigorta fiyatlama motoru yazımızda anlattık.

Poliçe yönetim sistemi hangi sistemlerle entegre olur?

Bir PAS, Türkiye'de tek başına çalışamaz; kamu ve sektör altyapılarıyla, iç sistemlerle ve satış kanallarıyla sürekli veri alışverişi yapar. Entegrasyon yeteneği, çoğu zaman işlevsel zenginlikten daha belirleyicidir.

• Sektör altyapıları: Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi (SBM), TRAMER ve DASK servisleri. Bu entegrasyonların işleyişini SBM ve TRAMER entegrasyonu makalemizde ele aldık.
• Kimlik ve adres doğrulama: Kamu kaynaklı kimlik ve adres sorgulama servisleri.
• Ödeme altyapıları: Sanal POS, banka tahsilat servisleri ve otomatik ödeme talimatları.
• İç sistemler: Hasar, tahsilat, genel muhasebe, reasürans, CRM ve doküman yönetimi.
• Satış kanalları: Acente portalı, broker sistemleri, bankasürans, web, mobil uygulama ve iş ortağı API'leri.
• İletişim servisleri: SMS, e-posta, elektronik poliçe gönderimi ve e-imza ya da onay mekanizmaları.

Bu entegrasyonların belgelenmiş, versiyonlanmış API'lerle sunulması; yeni bir kanal ya da iş ortağı eklendiğinde PAS'ın içine dokunmadan ilerlemeyi sağlar.

Poliçe yönetim sistemi nasıl seçilir?

Poliçe yönetim sistemi; ürün esnekliği, veri modeli, entegrasyon kabiliyeti, performans, güvenlik ve toplam sahip olma maliyeti birlikte puanlanarak seçilmelidir. Aşağıdaki tablo, değerlendirme kriterlerini ve her birinde sorulması gereken temel soruyu özetler.

Değerlendirmede en faydalı yöntem, tedarikçilere şirketin kendi ürünlerinden seçilmiş gerçek senaryoları vermektir. Örneğin geçmiş tarihli bir araç değişikliği zeyilinin ardından iptal yapılması ve iade priminin hesaplanması, bir PAS'ın olgunluğunu hızla ortaya koyar.

PAS değerlendirmesi için kontrol listesi

Aşağıdaki maddeler, poliçe yönetim sistemi seçiminde ve mevcut sistemin değerlendirilmesinde kullanılabilecek pratik bir kontrol listesidir.

• Tek bir ürün tanımı tüm kanallarda aynı kurallarla çalışıyor mu?
• Geçmiş tarihli zeyil yapıldığında sonraki zeyillerin primi yeniden hesaplanıyor mu?
• Kısa dönem ve gün esaslı iade hesaplama yöntemleri ürün bazında seçilebiliyor mu?
• Toplu yenileme ve toplu zeyil işlemleri kesintisiz çalışabiliyor mu?
• Poliçe belgesi şablonları iş birimi tarafından güncellenebiliyor mu?
• Kabul kuralları ve yetki limitleri kullanıcı ve kanal bazında tanımlanabiliyor mu?
• Her işlemin kim tarafından, ne zaman ve hangi ekrandan yapıldığı izlenebiliyor mu?
• Veri modeli IFRS 17 için gereken sözleşme gruplamasını destekleyecek ayrıntıda mı?
• Eski sistemden veri migrasyonu için araç ve metodoloji sunuluyor mu?

ProdayTech olarak PAS projelerinde, tedarikçi seçiminden önce şirketin en karmaşık üç ürününü referans senaryo olarak belgelemeyi öneriyoruz; bu senaryolar hem demo hem de kabul testlerinde ortak ölçüt olur. Değerlendirme sürecinde destek almak isterseniz iletişim sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz.