Sigorta şirketlerinde veri migrasyonu nasıl planlanır?

Sigorta şirketlerinde veri migrasyonu, eski poliçe, hasar, tahsilat ve muhasebe sistemlerindeki verinin yeni sisteme anlamını koruyarak, eksiksiz ve mutabık biçimde aktarılması demektir. Core sistem değişikliği, şirket birleşmesi, portföy devri veya bulut dönüşümü gibi projelerin büyük kısmında en yüksek riski taşıyan iş kalemi veri migrasyonudur.

Sigortacılıkta migrasyonu zorlaştıran şey verinin hacmi değil, zaman boyutudur. Bir poliçe yıllar boyunca zeyillerle değişmiş, taksitleri kısmen tahsil edilmiş, üzerinde açık bir hasar dosyası ve rezervi bulunuyor olabilir. Bu verinin yeni sistemde aynı finansal sonucu üretecek şekilde yeniden kurulması gerekir.

Sigorta veri migrasyonu neden bu kadar kritiktir?

Veri migrasyonu kritiktir çünkü taşınan veri doğrudan müşteri hakları, finansal tablolar ve düzenleyici raporlar üzerinde sonuç doğurur. Hatalı taşınan bir poliçe, yanlış hasar ödemesine, hatalı prim iadesine veya rezerv farkına yol açabilir.

Migrasyon hataları genellikle canlıya geçişten haftalar sonra ortaya çıkar: bir yenileme yanlış primle hesaplanır, bir zeyil eski teminatı geri getirir ya da bir taksit iki kez tahsil edilmeye çalışılır. Bu nedenle migrasyon, proje planında bir teknik alt görev değil, kendi yönetişimi, test stratejisi ve kabul kriterleri olan ayrı bir iş akışı olarak ele alınmalıdır. Core sistem değişikliğinin bütününe dair bakış için core sigorta sistemi modernizasyonu makalesine göz atabilirsiniz.

Hangi veriler taşınmalı, hangileri arşivde kalmalı?

Her veriyi yeni sisteme taşımak zorunlu değildir; aktif iş süreçlerinin ihtiyaç duyduğu veri taşınmalı, yalnızca sorgulama ve saklama amacıyla tutulan tarihçe ise erişilebilir bir arşivde bırakılabilir. Bu karar, migrasyonun kapsamını ve riskini en çok etkileyen karardır.

Arşivde bırakılan veri de erişilebilir olmalıdır. Müşteri, denetim birimi veya düzenleyici kurum eski bir poliçeyi sorduğunda cevap verilebilmesi için arşivin aranabilir bir arayüzü ve yetki yönetimi bulunmalıdır. Saklama süreleri belirlenirken sigortacılık, vergi ve kişisel verilerin korunması mevzuatının gereklilikleri birlikte değerlendirilmelidir.

Veri migrasyonu adım adım nasıl planlanır?

Veri migrasyonu; envanter, profilleme, eşleme, dönüşüm, deneme göçleri, mutabakat ve geçiş aşamalarından oluşan tekrarlı bir süreçtir. Aşağıdaki adımlar, sigorta projelerinde uygulanabilir bir ana plan sunar.

1. Veri envanterini çıkarın: Kaynak sistemleri, tabloları, dosyaları, elle tutulan tabloları ve bunların sahiplerini listeleyin.
2. Veriyi profilleyin: Boş alanları, geçersiz kimlik numaralarını, mükerrer müşteri kayıtlarını, tutarsız tarihleri ve kod listesi dışındaki değerleri ölçün.
3. Kapsam ve kesim tarihini belirleyin: Hangi verinin taşınacağını, hangisinin arşivde kalacağını ve tarihçenin nereden itibaren taşınacağını karara bağlayın.
4. Alan eşlemesini yapın: Kaynak alanların hedef veri modelindeki karşılıklarını, kod listesi dönüşümlerini ve türetilecek alanları belgeleyin.
5. Dönüşüm kurallarını yazın ve onaylatın: Özellikle ürün ve teminat eşlemesini iş birimlerine onaylatın; eski bir ürünün yeni sistemdeki karşılığı teknik ekibin tek başına vereceği bir karar değildir.
6. Veri temizliğini planlayın: Hangi hataların kaynakta, hangilerinin dönüşüm sırasında, hangilerinin geçiş sonrasında düzeltileceğini belirleyin.
7. Deneme göçleri yapın: Tam hacimli veriyle birden fazla deneme göçü çalıştırın; her turda hata listesini ve süreyi ölçün.
8. Mutabakatı otomatikleştirin: Adet, tutar ve örneklem bazlı karşılaştırma raporlarını her deneme göçünde otomatik üretin.
9. Geçiş provası yapın: Canlı geçiş planını gerçek süre ve gerçek ekiple en az bir kez baştan sona prova edin.
10. Geçişi yapın ve izleyin: Canlıya geçişten sonraki ilk haftalarda yoğunlaştırılmış kontrol ve destek düzeni kurun.

Poliçe ve hasar verisi taşınırken nelere dikkat edilmeli?

Poliçe ve hasar verisinde en kritik nokta, taşınan kaydın yeni sistemde aynı finansal sonucu üretmesidir. Bunun için ürün eşlemesi, zeyil tarihçesi, prim ve rezerv tutarları ayrı ayrı doğrulanmalıdır.

Ürün ve teminat eşlemesi

Eski sistemdeki ürünler çoğu zaman yıllar içinde çoğalmış, benzer ürünler farklı kodlarla tanımlanmıştır. Yeni sistemde bu ürünlerin sadeleştirilmesi fırsatı doğar, ancak yürürlükteki poliçeler sözleşme koşullarıyla taşınmak zorundadır. Bu nedenle yürürlükteki poliçeler için eski ürünün birebir karşılığı olan bir geçiş ürünü tanımlanması sık kullanılan bir yöntemdir. Konuyla ilgili sigorta ürün modelleme makalesi, hedef ürün yapısının nasıl kurgulanacağına dair ayrıntı sunar.

Zeyil tarihçesi

Poliçenin yalnızca son hâli mi, yoksa tüm zeyil tarihçesiyle mi taşınacağı erkenden karar verilmesi gereken bir konudur. Son hâlin taşınması daha basittir; ancak geriye dönük iptal veya düzeltme zeyillerinde tarihçeye ihtiyaç duyulabilir. Pratik bir yaklaşım, son hâli yapılandırılmış olarak taşımak ve tarihçeyi okunabilir biçimde yeni sisteme bağlamaktır.

Hasar ve rezerv

Açık hasar dosyalarında muallak hasar rezervi, yapılmış ödemeler, rücu ve sovtaj bilgileri, eksper raporları ve evraklar birlikte taşınmalıdır. Rezerv toplamlarının geçiş öncesi ve sonrası birebir tutması, finansal kapanış açısından kabul kriteridir. Hasar süreçlerinin yeni sistemdeki karşılığı için hasar yönetim sistemi makalesine bakabilirsiniz.

Dış sistemlerle tutarlılık

Poliçe numaraları, SBM'ye bildirilmiş kayıtlar ve diğer dış referanslar migrasyondan sonra da tutarlı kalmalıdır. Numara formatı değişecekse eski ve yeni numara arasındaki eşleme kalıcı olarak saklanmalı, dış kurumlarla yapılan bildirimlerin nasıl etkileneceği önceden analiz edilmelidir.

Hangi geçiş (cutover) stratejisi seçilmeli?

Geçiş stratejisi, verinin tek seferde mi yoksa dalgalar hâlinde mi taşınacağını belirler. Doğru seçim; portföy büyüklüğüne, ürün çeşitliliğine ve eski sistemin ne kadar süre daha çalıştırılabileceğine bağlıdır.

Uygulamada bu stratejiler çoğu zaman birlikte kullanılır. Örneğin kısa süreli ürünlerde yenilemede geçiş, uzun süreli hayat poliçelerinde ise dalgalı geçiş tercih edilebilir.

Veri migrasyonunda mutabakat ve kalite nasıl güvenceye alınır?

Migrasyon kalitesi, kaynak ve hedef sistem arasındaki adet, tutar ve içerik karşılaştırmalarının otomatik ve tekrarlanabilir biçimde yapılmasıyla güvenceye alınır. Mutabakat, yalnızca son geçişte değil, her deneme göçünde çalıştırılmalıdır.

• Adet mutabakatı: Ürün, branş ve durum kırılımında poliçe, hasar ve taksit sayıları.
• Tutar mutabakatı: Toplam prim, tahsil edilmiş ve bekleyen prim, rezerv ve ödenmiş hasar tutarları.
• Örneklem kontrolü: Rastgele seçilen kayıtların iş birimi uzmanlarınca ekran üzerinden kontrolü.
• İşlevsel test: Taşınan poliçelerde zeyil, iptal, yenileme ve hasar ihbarı işlemlerinin yeni sistemde sorunsuz çalıştığının doğrulanması.

Test ortamlarında gerçek müşteri verisinin kullanılması KVKK açısından risk doğurur. Deneme göçlerinin yapıldığı ortamlarda erişimin sıkı sınırlandırılması, mümkün olan yerlerde maskeleme ve anonimleştirme uygulanması gerekir. ProdayTech olarak migrasyon projelerinde mutabakat raporlarını ilk deneme göçünden itibaren otomatik üretmeyi ve iş birimlerini kabul sürecine erken dahil etmeyi temel ilke olarak benimsiyoruz.

Veri migrasyonu için kontrol listesi

• Tüm kaynak sistemler ve elle tutulan tablolar envantere alındı mı?
• Taşınacak ve arşivde kalacak veri kapsamı iş birimleriyle yazılı olarak onaylandı mı?
• Ürün ve teminat eşlemesi iş birimlerince onaylandı mı?
• Tam hacimli veriyle en az birkaç deneme göçü yapıldı mı?
• Adet ve tutar mutabakat raporları otomatik üretiliyor mu?
• Geçiş planı gerçek sürelerle prova edildi mi ve geri dönüş planı tanımlı mı?
• Eski ve yeni poliçe numaraları arasındaki eşleme kalıcı olarak saklanıyor mu?
• Test ortamlarında kişisel veri için maskeleme ve erişim kısıtları uygulanıyor mu?

Migrasyon planınızı ve mutabakat yaklaşımınızı birlikte değerlendirmek isterseniz iletişim sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz.