Sigorta yazılım firması seçerken sorulması gereken 15 soru

Sigorta yazılım firması seçerken sorulması gereken sorular; firmanın sigortacılık alanındaki uzmanlığını, teknik mimarisini, güvenlik ve mevzuat uyumunu, proje yönetimi yaklaşımını ve ticari koşullarını ölçmelidir. Bu beş alanın herhangi birindeki zayıflık, projenin ilerleyen aşamalarında gecikme, maliyet artışı ya da denetim bulgusu olarak geri döner.

Sigorta şirketleri yazılım tedarikçisiyle genellikle yıllara yayılan bir ilişkiye girer. Bu nedenle seçim, bir ürün satın alma kararından çok bir ortaklık kararıdır. Aşağıdaki 15 soru, tedarikçi görüşmelerinde ve teklif isteme (Request for Proposal, RFP) dokümanlarında doğrudan kullanılabilecek şekilde hazırlandı.

Sigorta yazılım firması seçimi neden zordur?

Sigorta yazılım firması seçimi zordur, çünkü sigortacılığın alan bilgisi, yazılım mühendisliği ve mevzuat uyumu aynı anda değerlendirilmelidir ve demo ekranları bu üç boyutun yalnızca küçük bir kısmını gösterir. Sorunların çoğu satış sürecinde değil, uygulama aşamasında görünür hale gelir.

Genel yazılım projelerinde iyi sonuç veren bir firma, sigorta projesinde zeyil mantığı, muallak hasar karşılığı ya da SBM entegrasyonu gibi alana özgü konularda zorlanabilir. Tersi de geçerlidir: sigortacılığı iyi bilen ama modern mimari ve güvenlik pratiklerinde zayıf kalan bir firma, kısa vadede hızlı görünse de uzun vadede teknik borç üretebilir. Bu yüzden soruların her iki yönü de sınaması gerekir.

Alan uzmanlığını ölçen sorular nelerdir?

Alan uzmanlığını ölçen sorular, firmanın sigortacılık süreçlerini, Türkiye pazarının yerel gereksinimlerini ve sizin branşlarınızı ne kadar derinden bildiğini ortaya koyar.

1. Hangi sigorta branşlarında ve hangi süreçlerde proje deneyiminiz var?

Hayat dışı, hayat, sağlık ya da bireysel emeklilik branşlarının her biri farklı süreç ve veri yapısı gerektirir. Firmadan yalnızca müşteri listesi değil, hangi projede hangi modülü ve hangi süreci üstlendiğini açıklamasını isteyin.

2. SBM, TRAMER ve DASK entegrasyonlarını daha önce hangi kapsamda yaptınız?

Bu entegrasyonlar Türkiye'de trafik, kasko ve zorunlu deprem sigortası için vazgeçilmezdir. Hazır bileşen olarak mı sunulduğunu, yoksa proje kapsamında mı geliştirileceğini ve servis değişikliklerinin nasıl takip edildiğini sorun.

3. Ekibinizde sigortacılık alanında deneyimli iş analistleri ve ürün uzmanları var mı?

Yalnızca yazılımcılardan oluşan bir ekip, gereksinimleri teknik dile çevirmekte zorlanır. Projede görev alacak iş analistlerinin ve ürün uzmanlarının deneyimlerini ve projeye ayıracakları zamanı netleştirin.

4. Bizim en karmaşık ürün senaryomuzu canlı olarak gösterebilir misiniz?

Hazır demo yerine kendi senaryonuzu isteyin; örneğin geçmiş tarihli bir araç değişikliği zeyilinin ardından yapılan iptal ve iade prim hesabı. Senaryonun yapılandırmayla mı, özel geliştirmeyle mi çözüldüğü firmanın olgunluğunu gösterir.

Teknik yetkinliği ve mimariyi ölçen sorular nelerdir?

Teknik sorular, sistemin bugünkü ihtiyaçları karşılamasının ötesinde, önümüzdeki yıllarda yeni ürün, kanal ve iş ortağı eklenmesine ne kadar kolay uyum sağlayacağını ortaya koyar.

5. Ürün ve tarife değişiklikleri kod değişikliği olmadan yapılabiliyor mu?

Ürün tanımlarının, kabul kurallarının ve tarife parametrelerinin iş birimi tarafından yönetilebilmesi, BT bağımlılığını ve ürün çıkarma süresini belirleyen temel özelliktir. Hangi değişikliklerin yapılandırma, hangilerinin yazılım sürümü gerektirdiğini liste halinde isteyin.

6. API katmanınız nasıl tasarlandı ve belgelendi?

Tüm iş fonksiyonlarının belgelenmiş, versiyonlanmış ve güvenli API'lerle dışarı açılması; acente portalı, bankasürans ve dijital satış kanallarının entegrasyonunu doğrudan etkiler. API kataloğu ve örnek dokümantasyon talep edin.

7. Sistem yoğun dönemlerde nasıl ölçekleniyor, performans testlerini nasıl yapıyorsunuz?

Yenileme dönemleri, kampanyalar ve ay sonu kapanışları sistem üzerinde ciddi yük oluşturur. Firmanın performans test yöntemini, kullandığı araçları ve benzer hacimdeki bir projedeki ölçüm yaklaşımını sorun.

8. Test otomasyonu ve sürüm yönetimi süreciniz nasıl işliyor?

Sigorta yazılımında küçük bir tarife değişikliği bile binlerce poliçeyi etkileyebilir. Otomatik regresyon testlerinin kapsamını, sürüm sıklığını ve geri dönüş planlarını öğrenin. Bu konu, projenin uzun vadeli bakım maliyetini doğrudan belirler.

Güvenlik ve mevzuat uyumunu ölçen sorular nelerdir?

Güvenlik ve mevzuat soruları, sigorta şirketinin denetim risklerini ve kişisel veri güvenliğine ilişkin sorumluluklarını tedarikçinin ne ölçüde paylaşabildiğini gösterir.

9. Bilgi güvenliği yönetim sisteminiz hangi standartlara dayanıyor?

ISO/IEC 27001 gibi bir bilgi güvenliği yönetim sistemi sertifikası, firmanın güvenliği sistematik biçimde yönettiğinin önemli bir göstergesidir. Sertifikanın kapsamını ve geçerlilik süresini doğrulayın. Konunun ayrıntıları için ISO 27001 ve sigorta şirketleri yazımıza bakabilirsiniz.

10. KVKK gerekliliklerini yazılıma nasıl yansıtıyorsunuz?

Rol bazlı yetkilendirme, veri maskeleme, işlem kayıtları, açık rıza yönetimi, saklama ve imha süreçlerinin yazılımda nasıl karşılandığını sorun. Test ortamlarında gerçek kişisel veri kullanılıp kullanılmadığı da önemli bir sorudur. Ayrıntılı bir çerçeve için KVKK uyumlu sigorta yazılımı yazımızı inceleyebilirsiniz.

11. Mevzuat değişikliklerini nasıl takip ediyor ve yazılıma yansıtıyorsunuz?

SEDDK düzenlemeleri, sektör altyapılarındaki servis değişiklikleri ve IFRS 17 gibi finansal raporlama gereklilikleri sürekli güncellenir. Firmanın bu değişiklikleri takip eden bir mekanizması olup olmadığını ve güncellemelerin bakım kapsamında mı, ek ücretle mi yapıldığını netleştirin.

Proje yönetimi ve ekibe dair hangi sorular sorulmalı?

Proje yönetimi soruları, teknik olarak yetkin bir firmanın bu yetkinliği sizin projenize zamanında ve öngörülebilir biçimde aktarıp aktaramayacağını ölçer.

12. Projede kimler, hangi rollerde ve ne kadar süreyle çalışacak?

Satış sürecinde tanıştığınız uzmanların projede gerçekten görev alıp almayacağını sorun. Kilit rollerin isimlerini, deneyimlerini, projeye ayıracakları zaman oranını ve ekip değişikliği durumunda uygulanacak kuralları sözleşmeye yansıtın.

13. Proje yönetim yaklaşımınız nedir ve ilerlemeyi nasıl raporlarsınız?

Çevik (Agile), şelale ya da hibrit yaklaşımın hangi aşamada nasıl uygulandığını, sprint ve kabul süreçlerini, risk ve değişiklik taleplerinin nasıl yönetildiğini öğrenin. Konunun ayrıntıları için sigorta yazılım projeleri nasıl yönetilir yazımıza bakabilirsiniz.

Ticari koşullar ve süreklilik için hangi sorular sorulmalı?

Ticari sorular, projenin gerçek maliyetini ve tedarikçiyle ilişki sona erse bile iş sürekliliğinin nasıl korunacağını netleştirir.

14. Toplam maliyet hangi kalemlerden oluşuyor ve nasıl değişebilir?

Lisans, uygulama, özelleştirme, altyapı, bakım, destek ve sürüm yükseltme maliyetlerini ayrı ayrı isteyin. Kullanıcı, poliçe ya da işlem sayısına bağlı fiyatlama varsa büyüme senaryolarında maliyetin nasıl değişeceğini hesaplayın. Maliyet kalemleri için sigorta yazılımı maliyeti yazımızı kullanabilirsiniz.

15. Kaynak kodu, veri ve dokümantasyon üzerindeki haklar ile çıkış planı nasıl düzenleniyor?

Özel geliştirmelerin kaynak kodunun kime ait olduğunu, verinin hangi formatta ve ne kadar sürede iade edileceğini ve tedarikçinin faaliyetini sonlandırması halinde kaynak kodu emaneti (escrow) gibi güvencelerin bulunup bulunmadığını sorun.

Firmaların cevapları nasıl değerlendirilmeli?

Firmaların cevapları, önceden belirlenmiş ağırlıklara sahip bir puanlama tablosuyla ve yazılı cevapların demo, referans görüşmesi ve teknik inceleme ile doğrulanmasıyla değerlendirilmelidir. Sözlü güvenceler tek başına yeterli değildir.

Aşağıdaki tablo örnek bir değerlendirme çerçevesidir; ağırlıklar şirketin önceliklerine göre belirlenmelidir.

Değerlendirme süreci şu adımlarla yürütülebilir:

1. Değerlendirme ekibini ürün, operasyon, BT, bilgi güvenliği, hukuk ve finans temsilcileriyle kurun.
2. Her alan için ağırlıkları, firma görüşmelerinden önce belirleyin ve yazılı hale getirin.
3. Soruları RFP dokümanıyla yazılı olarak iletin ve aynı formatta cevap isteyin.
4. Kısa listeye kalan firmalardan kendi senaryolarınızla canlı demo isteyin.
5. Referans görüşmelerinde özellikle proje sırasında yaşanan sorunları ve bunların nasıl çözüldüğünü sorun.
6. Puanları bağımsız olarak verip ardından ekipçe uzlaştırın; farkların nedenini tartışın.

Bazı cevaplar dikkat edilmesi gereken işaretlerdir: somut örnek yerine genel ifadeler, kendi senaryonuzu göstermekten kaçınma, ekip isimlerini netleştirmeme, bakım kapsamını belirsiz bırakma ve kaynak kodu ya da veri iadesi konusunda kaçamak yanıtlar. ProdayTech olarak tedarikçi değerlendirme süreçlerinde, en ayırt edici bilginin genellikle referans müşterilerle yapılan ve proje sorunlarına odaklanan görüşmelerden geldiğini gözlemliyoruz. Değerlendirme sürecinizde destek almak isterseniz bizimle iletişime geçebilirsiniz.